Pengertian, Tujuan, dan Keuntungan Virtual Office
Bisnis

Pengertian, Tujuan, dan Keuntungan Virtual Office

Masih asing dengan istilah virtual office? Virtual office atau kantor virtual merupakan salah satu jenis kantor sewa dalam bentuk non-fisik yang bisa digunakan sebagai alamat legal sebuah bisnis.

Dengan kantor virtual ini, Anda bisa mendapatkan fasilitas-fasilitas kantor dari provider dengan biaya operasional yang lebih murah dibanding kantor konvensional. Akan tetapi, Anda akan tetap merasakan fasilitas-fasilitas yang sama seperti kantor konvensional pada umumnya.

Dengan biaya yang lebih murah, bahkan bisa dipangkas sampai dengan 90% dari biaya kantor konvensional, Anda tetap memiliki kantor dengan nuansa elegan. Hal ini juga didukung oleh alamat kantor yang sah, resepsionis yang selalu ada, ruang meeting yang luas dan nyaman. Serta dilengkapi dengan nomor telepon khusus, tanpa mengeluarkan biaya lebih untuk merekrut staf baru.

Fasilitas-fasilitas yang Tersedia

Biasanya, di kantor virtual ini Anda akan mendapatkan beberapa fasilitas seperti:

  • Penerimaan surat dan paket oleh resepsionis menggunakan sistem notifikasi melalui telepon.
  • Penempatan ruang meeting di alamat domisili yang dipilih atau alamat lain dari cabang penyedia sewa office space.
  • Mendapatkan sistem notifikasi telepon masuk melalui nomor telepon khusus antara penerusan telepon ke pengguna kantor virtual.
  • Dilengkapi dengan ruang kerja bersama, yang sudah tersedia wifi, lounge, teh, maupun kopi.
  • Layanan internet fax yang akan diteruskan langsung ke email pengguna kantor virtual.
  • Mendapatkan penawaran sewa office space dengan harga spesial khusus untuk event space yang digunakan sebagai acara serbaguna perusahaan.

Sayangnya sewa office space secara virtual ini membatasi beberapa bidang usaha yang tidak boleh menggunakan jasa sewa kantor jenis ini, seperti perusahaan konstruksi, perusahaan properti, e-commerce, perusahaan pariwisata, dan usaha lain yang mengharuskan adanya kantor fisik atau serviced office. Namun kantor virtual inibisa disewa untuk perusahaan yang sudah PKP maupun non-PKP.

Tujuan Keberadaan Kantor Virtual

Tujuan dari keberadaan kantor virtual ini merupakan solusi dari pencegahan penyebaran virus Covid-19 dari aktivitas keberjalanan bisnis di perkantoran. Dengan adanya kantor jenis ini, maka sang pemilik perusahaan pun bisa tetap menjaga dan mengelola bisnisnya dengan baik dengan biaya operasional seminimal mungkin. Sehingga pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik pun dapat terwujud dengan baik.

Di samping itu, keberadaan virtual office juga dapat memberikan penghematan yang signifikan dan lebih fleksibel dibanding sewa office space tradisional.

Apalagi saat ini berdirinya perusahaan baru atau start-up semakin terbilang pesat di kota-kota besar, membuat kantor virtual pun banyak bermunculan. Terlebih untuk pemilik perusahaan rintisan yang tidak punya modal yang cukup besar untuk menjalankan usahanya.

Pasalnya, karyawan tidak secara fisik datang dan menetap kerja di lingkungan kantor. Mereka tetap bisa bekerja melalui virtual office, bahkan bisa datang atau hadir lebih cepat.

Keuntungan yang Didapatkan dari Keberadaan Virtual Office

Untuk Anda yang masih mempertimbangkan keinginan untuk menyewa virtual office, berikut Kibar Kabar sampaikan sejumlah keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan fasilitas kantor secara virtual, terutama di kota-kota besar, seperti di Jakarta, Bandung, Medan, Surabaya, dan kota-kota lainnya:

  1. Meminimalisir biaya operasional perusahaan, yang meliputi biaya sewa lokasi kantor, ruang tempat usaha, peralatan kantor, fasilitas pendukung kinerja karyawan, hingga gaji karyawan.
  2. Seluruh bentuk komunikasi yang terjadi di virtual office tercatat melalui jaringan komunikasi formal.
  3. Mengadakan rapat melalui konferensi telekonferensi dan video, yang mana untuk bentuk dokumennya bisa ditransmisikan secara elektronik.
  4. Meminimalisir kendala aktivitas kerja seperti jalan macet, hujan, atau tempat tinggal yang jauh dari kantor. Hal ini sudah tidak bisa lagi menjadi alasan karyawan untuk absen kerja.
  5. Memberikan keleluasaan waktu, kesempatan dan kemampuan bekerja bagi seseorang yang punya tanggungan anak-anak kecil, lanjut usia, maupun penyandang disabilitas. Sehingga staff bisa tetap bekerja sambil menemani keluarganya di rumah.
  6. Meningkatkan citra branding perusahaan karena Anda bisa memiliki lokasi perusahaan yang strategis di kawasan pusat bisnis.
  7. Kantor lebih elegan yang didukung dengan alamat domisili yang sah, resepsionis yang selalu standby di ruangan, ruang meeting, dan telepon khusus sebagai akses komunikasi secara virtual.
  8. Lebih fleksibel untuk isa bekerja di mana saja, mulai dari rumah sendiri, rumah orang tua, rumah saudara, hotel, restoran, luar kota, luar negeri, atau lokasi lainnya.
  9. Mendukung para pebisnis untuk mengajukan PKP (Pengusaha Kena Pajak). Hal ini bermanfaat bagi citra perusahaan dan meningkatkan peluang kerja sama antara bisnis dengan pemerintah.
  10. Mengurangi stress karena tidak bekerja di kantor konvensional atau kantor fisik.

Segera wujudkan virtual office untuk usaha Anda, karena selain menghemat biaya operasional, Anda juga bisa mempersiapkan infrastruktur otomasi kantor lebih cepat. Hal ini mungkin membutuhkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi usaha yang sebelumnya beroperasi secara tradisional. Untuk sewa official space secara virtual ini, biasanya ada di rentang harga Rp 5.000.000,- sampai Rp 10.000.000,- per tahunnya, tergantung lokasi dan fasilitas yang didapatkan.

Natina
a full time digital marketer, a freelance copywriter and content writer. Lifelong learner in developing skills and mindsets to be professional, disciplined, consistent, and full of integrity.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *